Някои букви завършват толкова неясно, че адресатът остава на загуба: трябва да препрочетете текста, за да разберете същността. Поради липса на време получателят може да изхвърли писмо или да се разсее от нещо и вече да не се задълбочава в описаната ситуация. Ясният, сбит и компетентен завършек подчертава уважението към читателя и помага бързо да отговори на молба или молба.
Инструкция за употреба
1
Представете в три параграфа какво искате да кажете. Може да изглежда, че мислите са заявени ясно, но възприемането на информация зависи от състоянието на читателя. Затова препрочетете текста и запишете три основни мисли отделно. Това могат да бъдат факти, дати, имена и т.н. Не се нуждаят от емоции, пишете накратко, с няколко думи, защото просто трябва да направите равносметка, припомнете основните моменти.
2
Напишете три действия, които получателят на съобщението трябва да извърши. Реакцията на хората може да бъде непредсказуема. Струва ви се, че е възможно да се реагира недвусмислено на представената информация, но човек прави това в зависимост от индивидуалните навици и намерения. Ако не посочите ясно какво очаквате от читателя, той няма да разбере или ще каже, че не е разбрал.
3
Подредете списъка, получен в предишните стъпки, в низходящ ред по важност. Краят на писмото понякога напомня последната дума в съдебното заседание: впечатлението за получателя на писмото, заключенията и последствията зависят от това. Премахнете елементи от списъка, които могат да бъдат пропуснати, без да се повлияе на смисъла на съобщението. Поставете останалия кратък списък в края на писмото, така че читателят да не пропусне нищо.
4
Посочете датите. Ако чакате реакция на писмото, уточнете очакванията си. Някои хора са склонни да издърпат до последно, така че да посочваш точно определено време може да не е смешно.
5
Оставете данни за контакт Вашият кореспондент трябва да може бързо да намери телефона ви. Предвидете подобни ситуации и, за всеки случай, поставете необходимата информация в писмото, дори ако сте сигурни, че получателят я има.
6
Бъдете учтиви, кажете нещо хубаво, благодаря за отделеното време. По-вероятно е получателят да отговори и да се свърже с вас по-бързо, ако писмото го зарадва или го спаси от неприятни преживявания.
7
Не забравяйте да подпишете съобщението с име: това създава усещане за реална комуникация. Важно е човекът да се съсредоточи върху отговора и да го приеме отговорно. Дайте пример и хората ще се отнасят с вас по същия начин.
