Във всеки офис и на работното място служителите често работят с различни видове документи, така че всеки се нуждае от способността да съставя офис, бизнес документи. В същото време има общи изисквания, които трябва да се спазват при съставяне на всеки документ - бизнес писмо, заповед, наредба, заповед и т.н.
Инструкция за употреба
1
Съставянето на документа, започнете с изясняване на неговата целесъобразност и кръга от въпроси, които трябва да бъдат решени. Това ще ви помогне да определите вида на документа и неговата форма, които до голяма степен определят естеството и стила на представяне на неговото съдържание.
2
Разгледайте правителствените законодателни и ведомствени регламенти, уреждащи решаването на такива въпроси. Това е много важен етап, показващ вашата грамотност и ви позволява да съставите документ, който напълно отговаря на установената процедура за обработка и решаване на бизнес проблеми. Той също така ще помогне за определянето на адресата, на одобряващия и координиращия орган и ще гарантира, че съдържанието на този документ и неговата форма на компетентност на организацията са съгласувани.
3
Проучете текстовете на административните и регулаторни документи, така че изготвяният документ да не влиза в противоречие с тях, да не ги дублира. За целта трябва да имате електронна база данни с такива документи.
4
Съберете информация за същността на проблемите, които ще бъдат решени, изгответе проект на документ. Когато композирате, използвайте текстовете на екрана и стандартните фрази и изрази, традиционно използвани в бизнес документацията. Разгледайте други документи, които са разработени във вашата организация или в система от подобни предприятия и вземете за основа стила на тяхното съставяне.
5
Основният текст на документа има за цел да предизвика всяко действие, да убеди. Тя трябва да бъде аргументирана и логична. Формулировката трябва стриктно да се спазва законно. На първо място са изискванията за достоверността и обективността на представената информация. Текстът трябва да е точен и възможно най-информативен и кратък. Естествено, тя не трябва да има граматически, пунктуационни и стилистични грешки. В случай, че в документа споменавате информацията, съдържаща се в друг източник или документ, трябва да посочите цялата му продукция.
6
Редактирайте проекта на документ и го координирайте с оправомощените за това. След това съставете документ в съответствие с приетите стандарти и го подпишете.
