Телефонно съобщение е кратко, но важно съобщение, изпратено по телефона. По този начин те най-често информират за провеждането на срещи, срещи и срещи. Телефонното съобщение може да съдържа и спешна заповед на главата. Постъпват телефонни съобщения, които приемате и изходящи, които предавате. И двата вида имат подобен дизайн.
Инструкция за употреба
1
В горния ляв ъгъл на листа хартия поставете пълното име на вашата организация и, ако е необходимо, името на структурната единица, например „Администрация на град Н.“ и Службата за образование.
2
В горния десен ъгъл въведете получателя на телефонното съобщение. Посочете длъжността, фамилията и инициалите на лицето: „На директора на училище № 37 Иванов И.И.“ Ако има няколко получатели, не е необходимо да посочвате фамилното име: "На директорите на училищата на град Н." Прикачете към телефонното съобщение пълен списък от институции, до които е изпратено.
3
Поставете думата „Телефонно съобщение“ и нейния сериен номер два реда отдолу. За изходящото телефонно съобщение по-долу посочете датата на съставянето му.
4
След това следва действителният текст на телефонното съобщение: "На 22 февруари от 17.00 часа ще се проведе среща в Министерството на образованието за подобряване на дейността на училищата в града. Изявата на директори на училищата е строго задължителна." Когато подготвяте текста на телефонно съобщение, избягвайте думи и фрази, които трудно се чуват и трудно се произнасят. Не забравяйте, че съобщението трябва да бъде информативно и кратко - не повече от 50 думи.
5
Когато предавате телефонно съобщение, ясно произнасяйте думите, особено адресите, фамилиите, имената и имената на хората, имената на улиците, датите и часовете на събитията. В края не забравяйте да прочетете текста отново и се уверете, че вашият събеседник е записал всичко правилно. Когато получите съобщение по телефона, слушайте внимателно. Ако имате въпроси, изчистете ги веднага.
6
Под основния текст е позицията, фамилията и инициалите на ръководителя, подписал телефонното съобщение: "Началник на отдел" Образование "Петров П. П." Изходящият документ също трябва да има своя личен подпис.
7
В долната част на страницата дайте информация за служителите, които са работили с телефонното съобщение. Обикновено позицията, фамилията и инициалите на лицето, изпратило съобщението, служебният му телефон, както и датата и часа на прехвърлянето се поставят вляво. Вдясно е информацията за лицето, което е приело документа: длъжност, фамилия и инициали, телефонен номер, дата и час на получаване.
8
Изходящото телефонно съобщение се съставя в едно копие и се съхранява в специална папка. По-добре е входящото съобщение да има в две копия: първото ще дадете на главата за по-нататъшна работа, а второто - ще поставите в папка за съхранение.
Полезни съвети
Подгответе формуляри за телефонни съобщения на компютъра. Те са много удобни за използване. Ще можете да въвеждате информация в необходимите графики на ръка, без да презаписвате данните, които се повтарят отново. Формулярите ще бъдат еднакви за входящи и изходящи телефонни съобщения.
