Нашият социален и бизнес активен живот често е свързан с участие в различни видове срещи - независимо дали става дума за събрание на акционери, общо събрание на членовете на кооперация, HOA или други публични събрания. Ролята на подобни срещи е решението и документирането на жизненоважни въпроси, свързани с дейността на обществени организации или юридически лица. Правилното отражение в документите на решения, приети на заседанието, потвърждава тяхната легитимност и е правен документ.
Инструкция за употреба
1
За да съставите протокола от срещата, използвайте стандартни листове A4 за писане. Заглавието на протокола трябва да съдържа името на документа и уводната част, отразяващи причината, поради която е проведено събранието на граждани или акционери.
2
Под заглавието посочете датата на срещата и адреса, на който се проведе, както и броя на участниците. Ако присъстващите отбелязаха участието си в ясен лист, това трябва да бъде отразено и в протокола. Отразете формата на срещата: чрез предварително проучване, по очевиден ред с лично присъствие или използване на комбинирана форма на участие.
3
Посочете фамилните имена, имената и отчетите на председателя и секретаря, избрани от събранието, отразява броя на гласовете, подадени за, против и въздържали се според тяхната кандидатура.
4
Опишете списъка с въпроси от дневния ред, като започнете с най-спешните, номерирайте ги, а бележките към изказванията, дебатите и гласуването по всеки въпрос започват с неговия номер. При записването на изказванията е необходимо да се посочи само основната същност на представения доклад. Тя трябва да бъде изложена сбито, но под форма, която изключва двойна интерпретация. Ако е необходимо, текстът на речта може да бъде приложен към протокола. Всички речи, забележки и забележки трябва да бъдат дадени с посочените имена.
5
Записът по всеки въпрос трябва да завършва с решение, което посочва резултатите от гласуването. След текста на обсъждането на всички въпроси от дневния ред посочете, че общото решение обявява събранието за закрито.
6
Подпишете протокола от председателя и секретаря на събранието, депозирайте го в архива на вашата организация или нейния председател.
Обърнете внимание
Председателите на кооперации или HOA не могат да действат като председател на асоциацията.
Полезни съвети
Ако протоколът е необходим за представяне пред външен орган, тогава посочете в него условията за неговото изготвяне, тъй като те могат да бъдат ограничени.
