В момента, когато много от руските предприятия имат бизнес партньори в чужбина, обменът на делегации се превърна в норма. Това помага да се запознаете с производството на място, лично да се запознаете с тези, с които трябва да работите, да оцените ситуацията и бързо да разрешите бизнес проблемите. Срещайки се с делегацията, някои организационни въпроси трябва да бъдат взети под внимание.
Инструкция за употреба
1
На етапа на подготовка обсъдете размера на делегацията, като вземете предвид факта, че работните въпроси се решават по-бързо, толкова по-малка е тя. Освен това изберете състава на участниците от ваша страна, така че техният брой да бъде приблизително същият като този на тези, които ще срещнете. Обсъдете на какъв език ще се водят преговорите и подгответе преводач, дори ако гостите идват със свои.
2
Научете за проблемите, които един или друг член на делегацията е компетентен да разрешава, тъй като подчинението се спазва много стриктно на Запад. Когато се обръщате към някой от гостите, трябва да сте сигурни, че той има право да предоставя информация за своите задължения.
3
Обсъдете предварително онези въпроси, които ще трябва да бъдат разгледани, и подгответе всички необходими материали. Обсъдете кои документи ще бъдат подписани след преговори. Съгласете се за начина на тяхното провеждане - колко ще започнат, колко дълго ще продължат и кога ще има почивки.
4
Ако делегацията се ръководи от достатъчно значимо лице, изпратете поканата възможно най-скоро, за да подчертаете уважението и да увеличите вероятността посещението да се проведе и този човек няма да има други планирани срещи за това време.
5
Подгответе отделна, удобна зала за срещи, осигурете на всеки участник в срещата удобно място. Направете запас от безалкохолни напитки, кафе, бисквитки и се грижете за красиви ястия. Не забравяйте да сложите пепелници, ако нямате нищо против, така че по време на срещата присъстващите да запалят цигара.
6
Съгласете се дали ще е необходимо да се запишат преговори, двете страни трябва да дадат съгласие. При условие, че гостите са седнали с лице към вратите, тази психологическа техника ще им позволи да се чувстват по-спокойни. И се уверете, че по време на срещата не сте разсеяни от телефонни обаждания.
7
По-добре е хубаво и усмихнато момиче да се срещне с делегация и да я заведе на мястото на преговорите. Тя може да чака гости във фоайето на сградата, където ще се провеждат преговорите. Когато гостите пристигнат на мястото, е необходимо незабавно да се представят двете делегации помежду си, така че желаещите да седнат една до друга да могат да направят това.
