Когато се свързвате с някои организации, се използват писма със стандартен формуляр. В такива случаи шаблоните за писма се издават при поискване. Ако няма разработена форма, писмото се съставя под каквато и да е форма, като се вземат предвид някои нюанси.
Инструкция за употреба
1
Направете заглавие на писмото.
Можете да посочите следната информация - позиция и име на адресата, позиция и име на подателя, организация на изпращача, телефонен номер за контакт на подателя. Ако изпращачът е в друг град, можете да посочите пълния пощенски адрес. Заглавката обикновено се намира от дясната страна на страницата.
2
Посочете същността на писмото и дайте необходимите коментари.
Опитайте се да формулирате основната идея в две или три изречения. И след това го коментирайте и пишете по-подробно, ако е необходимо. В бизнес писма е препоръчително да публикувате факти, цифри, без никакви емоции. В писма, които имат личен щрих, трябва да се отразят личните преживявания.
3
Посочете датата и подпишете писмото.
Ако е необходимо, обяснете вашия орган, въз основа на който е написано писмото. Такава основа може да бъде пълномощно.
4
На отделен лист поставете обяснителни графики, таблици, фигури.
Не очаквайте получателят да поиска допълнителна информация. Възможно е да нямате втора възможност да решите важен проблем. Ето защо, в сбита форма, дайте всички необходими нюанси.
5
Преди да изпратите, не забравяйте да прочетете писмото на глас, така че някой да го слуша. Попитайте асистента как е разбрал същността на писмото. Ако думите му не съвпадат с целта на вашето съобщение, има смисъл да формулирате писмото по различен начин, защото получателят може също да не разбере най-важното от ваша гледна точка.
Обърнете внимание
Ако писмото съдържа важна информация с ограничен период от време, има смисъл преди изпращане да се обадите на получателя и да информирате за предстоящото пристигане на писмото. За да предотвратите ситуацията, когато адресатът е във ваканция или в отпуск по болест, а вие сте ден след ден в тъмното, защо няма отговор.
Полезни съвети
Съвременните принтери ви позволяват да отпечатвате адреса директно върху плика. Писмото ще изглежда спретнато и солидно.
