В много случаи е необходимо да пишете официални апелативни писма до един или друг орган. Сега много от тях се изпращат по електронен път, въпреки че правилата за съставяне остават същите като при физическите опции. И така, как трябва правилно да съставите такава документация?
Инструкция за употреба
1
Започнете с посочване на позицията и името на адресата. Например: "На главния инженер на OJSC Полад Иванов С. С." След това напишете апел в горната част на писмото. Обикновено започва с думата „Скъпи“. Следва пълното име и отрочеството на адресата. Можете също така да напишете "Скъпи г-н Иванов", без да посочвате името му. Лечението трябва да е точно по средата.
2
Напишете преамбюла на писмото си за обжалване. Посочете ясно и кратко причините и целта на настоящото писмо. Адресатът от този параграф трябва да разбере същността на писмото. Например, започнете така: „Пиша ви за незадоволителното качество на лагерите, които ни изпращате
от …"
3
Попълнете основното тяло на писмото. По правило той се състои от два до четири параграфа, изразяващи безпокойство относно проблема, очертан в преамбюла. В тази част посочете всички мисли по този въпрос и за възможно решение на проблема. Посочете какви конкретни действия трябва да предприеме адресатът, за да разреши този проблем в близко бъдеще. Използвайте ясни крайни срокове, числа и изречения.
4
Напишете заключение. В тази част формулирайте резултатите от цялото писмо за обжалване. Пример: "Сигурен съм, че ще разрешите тази неприятна ситуация и в близко бъдеще нашето сътрудничество ще бъде същото като преди."
5
Поставете официалния подпис, който се състои от името на позицията, както и вашето име. Преди това обикновено е зададено: „С уважение“, „Искрено ваша“, „С надеждата за по-нататъшно сътрудничество“ и т.н. Изберете според ситуацията.
6
Направете постскрипт или постскрипт. Този малък раздел е разположен точно под подписа. Той рядко се използва в букви от този формат, но все пак понякога има къде да бъде. Следписът информира получателя за някакво значимо събитие в живота на организацията на автора на писмото. Например: „PS Ви информирам, че процентът на отхвърлянията в пратката на суровини, получена преди 2 дни, се е увеличил до 19%!“.
