Ако вашата организация е или бъде определена отговорна за провеждането на научна конференция, това е не само честна функция, но и голяма организационна работа, при която е необходимо да се вземат предвид всички малки неща.
Инструкция за употреба
1
Създайте организационен комитет за конференцията, чийто състав се определя по ред. Определете председател, който да ръководи и координира членовете на комисията. Определете датите на конференцията и продължителността на работата на комисията. Отразете в реда как ще се изплаща възнаграждението на служителите, които са негови членове. Изпратете съобщение за конференцията и в приложението посочете изискванията за доклади, обемите на резюметата и крайния срок за тяхното представяне.
2
Вземете решение относно източниците на финансиране, това може да е целево финансиране от бюджета, привличане на спонсорство и средства на самите участници в конференцията.
3
Изпратете покани до всички потенциални участници в конференцията и планираната програма. Решете броя на участниците и лекторите, които искат да споделят своите научни разработки и резултати от научни изследвания с колеги. Попитайте участниците, ако трябва да резервирате хотелски резервации и да резервирате вашата резервация.
4
Съобразете се с печатницата за публикуването на резюмета като отделна брошура и, ако е необходимо, поръчайте програма на събитието, която да раздаде на участниците, значки с техните имена, инициали и име на организацията.
5
Според броя на участниците определете капацитета на залата, от която се нуждаете, и наемете специално помещение, оборудвано за събития от този вид. Помислете какво оборудване ще е необходимо, за да го оборудвате допълнително, проверете наличността на необходимия брой компютърни контакти, прожекционни екрани и др. Помислете за работата на бюфет, в който участниците в срещите могат да пият кафе и да хапят по време на почивките.
6
Помислете над програмата на конференцията, ако е необходимо, разделете я на секции. Помислете къде ще бъде възможно да се провеждат срещи на такива секции. Обмислете в програмата изказванията на гостите, организаторите и участниците в конференцията. Поръчайте канцеларски материали за участниците в конференцията - значки, тетрадки и химикалки са стандартни.
7
Формирайте пакети от документи, рекламни материали и канцеларски материали, които ще бъдат представени на участниците в конференцията, заедно със значки.
